Quel est le cycle de vie de la gestion des actifs ?

Qu'il s'agisse d'un ordinateur portable, d'une grue ou d'un serveur cloud, tous les actifs passent par les cinq étapes du cycle de vie de la gestion des actifs : planification, acquisition, exploitation, maintenance et cession. 

La gestion proactive permet d'identifier les risques et les défaillances potentiels, de permettre des interventions rapides et de minimiser les perturbations. Des données précises sur les actifs et des informations sur les performances permettent d'améliorer la planification, les investissements et l'allocation des ressources, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques.

Cet article fournit un aperçu détaillé des activités et des objectifs à chaque étape du cycle de vie de la gestion des actifs. Il aborde également les stratégies clés, les bonnes pratiques et les outils nécessaires à une gestion des actifs efficace.

Comprendre le cycle de vie de la gestion des actifs

À mesure qu'ils vieillissent, les actifs commerciaux passent par cinq étapes clés. Les gestionnaires des actifs utilisent différentes approches pour maximiser la valeur de l'actif à chaque étape.

Par exemple, au stade de la planification, une équipe de professionnels de l'informatique chargée d'intégrer l'intelligence artificielle au processus de vente de l'entreprise identifiera certaines fonctionnalités et capacités d'intégration de son logiciel de vente idéal. Ensuite, pendant la phase d'acquisition, elle recherchera des fournisseurs et se procurera les actifs. Pendant la phase d'exploitation, elle formera le personnel de vente à la meilleure utilisation de ces outils optimisés par l'IA.  

Lorsqu'un gestionnaire des actifs sait à quel stade se trouve un actif, il sait quelles activités maximiseront le rendement et minimiseront les coûts. 

Le cycle de vie comprend cinq étapes séquentielles :

1. Planification : identifiez les besoins de votre actif, établissez un budget et élaborez votre plan d'atténuation des risques. 

2. Acquisition : présélectionnez les fournisseurs, négociez les contrats, obtenez l'approbation, achetez et intégrez l'actif. 

3. Exploitation : gérez les performances des actifs, formez le personnel et contrôlez la conformité. 

4. Maintenance : effectuez des inspections, suivez les tickets et mettez en œuvre votre plan de maintenance récurrente. 

5. Cession : jetez, recyclez, réutilisez ou vendez votre actif.

Une approche globale de la gestion des actifs est essentielle à la réussite de l'entreprise. 

Envisagez de déployer un ordinateur portable à l'échelle de l'entreprise. Une approche étroite pourrait se concentrer uniquement sur l'achat et la distribution de nouveaux ordinateurs portables. Cependant, une approche globale de la gestion des actifs prendrait en compte la formation des utilisateurs, la cybersécurité, les procédures de réparation, l'intégration du réseau et d'autres aspects du projet. Dans une perspective globale et à long terme, les professionnels de l'informatique éviteront les problèmes de compatibilité, le faible taux d'adoption par les utilisateurs et d'autres oublis coûteux causés par une focalisation excessive sur les coûts et les fonctionnalités.  

Il est également important de noter la différence entre la configuration et la gestion des actifs, car beaucoup confondent les termes. 

La configuration et la gestion des actifs concernent différents aspects de l'administration des serveurs cloud. Le premier concerne le maintien de l'état de fonctionnement, des fonctionnalités et de l'accessibilité du serveur. En revanche, la gestion des actifs vise à suivre la valeur financière du serveur, ses informations de propriété, la conformité des licences et son cycle de vie global. 

Les avantages de la gestion du cycle de vie des actifs

Entre autres avantages, une gestion assidue des actifs réduit le gaspillage organisationnel afin de réduire les coûts, principalement en vous donnant une visibilité sur l'état, l'utilisation et les performances de vos actifs.  

À titre d'exemple, imaginez un service informatique utilisant une plateforme de gestion des actifs informatiques pour suivre les licences logicielles au sein de l'entreprise. Ce faisant, il pourrait trouver de nombreux moyens d'économiser de l'argent ou de mieux allouer les ressources. 

Il découvrira peut-être que 30 % des licences qu'il a achetées ne sont pas utilisées. Grâce à ces données d'utilisation, il pourra réattribuer les licences ou renégocier les tarifs avec le fournisseur. Cela pourrait lui faire économiser des milliers de dollars, qu'il pourra réinvestir dans d'autres parties de leur infrastructure informatique. 

Voici quelques-uns des autres avantages clés auxquels vous pouvez vous attendre : 

• Amélioration des performances de vos actifs : la collecte et l'analyse des données relatives à vos actifs vous aident à identifier les moyens d'améliorer leurs performances. La maintenance de l'actif lui permet de fonctionner efficacement, ce qui signifie moins de problèmes qui ralentissent la productivité, notamment une réduction des temps d'arrêt et des réparations moins fréquentes. 

• Durée de vie prolongée des actifs : en achetant un actif de haute qualité, en le surveillant et en le maintenant tout au long de son cycle de vie, vous prolongerez sa durée de vie et économiserez de l'argent sur le long terme.

• Atténuation des risques : pendant la phase de planification, vous identifierez les problèmes potentiels et créerez des plans qui réduiront leurs chances de se produire. 

• Conformité réglementaire : suivre l'état de santé de vos actifs et rester au courant du paysage réglementaire vous permettra de vous conformer aux lois et d'éviter les amendes. De plus, grâce à une solution de suivi de la gestion des actifs, les licences et autres informations seront stockées en toute sécurité en cas d'audit. 

Dans le domaine informatique, les entreprises peuvent réaliser des économies considérables en complétant simplement leur processus de gestion des actifs. 

Par exemple, selon le rapport sur l'état de l'ITAM de 2024, les entreprises qui ont utilisé le suivi des licences logicielles dans le cadre de leur gestion des actifs logiciels (SAM) ont enregistré 12 % de gaspillage en moins pour les logiciels de leur data center que les entreprises qui se contentaient de répondre à des audits réactifs et de suivre des pratiques SAM de base.

Prendre au sérieux la gestion du cycle de vie des actifs vous permet de profiter des avantages d'actifs fiables et efficaces tout en vous aidant à réduire les coûts et à augmenter la productivité.

Les étapes du cycle de vie de la gestion des actifs

Les cinq étapes du cycle de vie de la gestion des actifs incluent la planification, l'acquisition, l'exploitation, la maintenance et la cession. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos actifs, voici un aperçu des principales activités et objectifs de chaque étape.

Planification

Pendant la phase de planification, les gestionnaires des actifs élaborent un plan d'acquisition. Cela décrit les exigences de performance, les risques, le retour sur investissement, le budget et les critères de réussite. Il peut également inclure des conseils sur la manière d'évaluer les fournisseurs. Vous trouverez ci-dessous les éléments les plus importants de votre plan :

• Analyse de la demande : déterminez vos besoins en matière de performances pour les aligner sur les objectifs métier. Impliquez toutes les parties prenantes concernées dans ce processus. 

• Gestion des risques : identifiez les risques et créez des stratégies d'atténuation. Dans l'analyse du cycle de vie de l'ITAM, il peut s'agir d'un changement du paysage réglementaire ou d'une cyberattaque. 

• Analyse coûts-avantages : comparez les avantages et les coûts estimés de l'actif pour avoir une idée précise de votre retour sur investissement prévu. 

• Budgétisation : établissez un budget pour l'achat initial et pour le fonctionnement et la maintenance continus de l'actif. 

• Critères de réussite : créez des indicateurs de performance clés qui vous aideront à mesurer le succès de votre actif et à identifier les domaines à améliorer. 

• Critères d'évaluation : déterminez les fonctionnalités, les fonctions et les services dont votre actif a besoin pour atteindre les objectifs de performance définis dans l'analyse de la demande. 

Si vous remplacez un ancien actif par un nouveau, les performances de l'ancien actif influenceront également votre décision quant à ce qui constitue un actif de qualité. 

Si vous prenez le temps de planifier en conséquence, de réaliser les analyses critiques et d'impliquer les principales parties prenantes, des finances aux opérations informatiques, vous augmentez les chances que votre actif respecte votre budget et réponde à vos normes.

Acquisition

Au terme de la phase de planification, les gestionnaires d'actifs entament le processus d'acquisition, au cours duquel ils procèdent à l'achat et à la mise en œuvre de l'actif. Voici les étapes du processus d'acquisition : 

1. Rechercher et présélectionner les fournisseurs. Étudiez le marché et trouvez 2 ou 3 vendeurs à qui demander des prix. Tenez compte des coûts, des délais de livraison, de la qualité, de la fiabilité, de l'assistance et de l'évolutivité de ces fournisseurs et de leur compatibilité avec vos systèmes. Vous pouvez également anticiper d'éventuelles mises à niveau. 

2. Négocier les contrats. Demandez des contrats aux fournisseurs présélectionnés et négociez chacun d'entre eux jusqu'à ce que vous trouviez l'accord idéal. Cherchez à obtenir des garanties supplémentaires, des remises sur le volume d'utilisation et des accords de niveau de service. Étudiez les différences entre le crédit-bail et l'achat d'actifs. 

3. Recevoir l'approbation. Obtenez le feu vert des décideurs internes et procédez à l'achat de l'actif. 

4. Déployer la ressource : installez, configurez ou implémentez l'actif. En fonction du type d'actif, le fournisseur peut vous assister à ces fins.

Vous devez tenir compte de votre budget, de vos besoins et de vos systèmes actuels. Par exemple, les nouveaux actifs informatiques doivent s'intégrer à votre infrastructure technologique actuelle afin de faciliter le transfert des données entre les systèmes. 

De même, si votre entreprise a adopté des normes spécifiques en matière de sécurité, de durabilité ou dans d'autres domaines, veillez à ce que l'actif y soit conforme. Par exemple, si une entreprise met un point d'honneur à respecter la confidentialité des données, le nouveau logiciel de veille commerciale doit être conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données, telles que le RGPD.

Fonctionnement

La phase opérationnelle du cycle de vie de la gestion des actifs est celle où vous commencez à percevoir le rendement de votre investissement. C'est ici que votre actif remplit sa fonction. 

Les gestionnaires d'actifs doivent soutenir la performance de l'actif en effectuant des activités continues de surveillance, de formation du personnel et de contrôle de la conformité. Les activités classiques de la phase d'exploitation sont décrites ci-dessous : 

• Gestion des performances : suivez les indicateurs de performance des actifs, tels que le temps de fonctionnement et le pourcentage de maintenance non planifiée. Analysez les données pour déterminer les domaines à améliorer. Procédez à des ajustements afin d'optimiser les performances. 

• Formation et assistance : veillez à ce que les employés sachent utiliser l'actif de manière sûre et efficace, et fournissez-leur une assistance technique continue. 

• Suivi de la conformité : veillez à ce que vos actifs respectent les critères de durabilité ainsi que les réglementations gouvernementales en matière de données, de protection de la vie privée et de sécurité. 

La durée de cette phase dépend de l'actif. Alors qu'un ordinateur portable fonctionne généralement de manière efficace pendant 3 à 5 ans, un appareillage électrique dure généralement de 15 à 30 ans. Lorsqu'ils sont régulièrement mis à jour, les logiciels peuvent perdurer aussi longtemps que votre entreprise (s'il s'agit d'une entreprise sur site) ou votre fournisseur (s'il s'agit d'une entreprise de logiciel en tant que service) restent en activité.

Maintenance

Il est essentiel de mettre en place un plan de maintenance de routine pour assurer le bon fonctionnement de vos actifs. Au cours de cette phase, les gestionnaires d'actifs surveillent les indicateurs de santé, tels que les relevés de vibrations, les anomalies de fonctionnement, les données de température ou les mesures de la consommation d'énergie afin d'améliorer la maintenance des actifs. 

La gestion des actifs comprend trois différents types de maintenance :

• Préventif : ce type de tâches de maintenance permet de prévenir toute panne ou tout problème ultérieurs. Il peut s'agir, par exemple, de remplacer une pièce, de nettoyer une base de données ou de réparer un vieil équipement à titre préventif. La plupart des entreprises ont recours à des listes de contrôle pour normaliser et conduire le processus de maintenance préventive. 

• Prédictive : cette stratégie de maintenance s'appuie sur des données en temps réel pour prévoir le moment où l'équipement est susceptible de tomber en panne. Cela vous permet de le corriger ou de le mettre à jour à temps. 

• Corrective : cette forme de maintenance réactive intervient lorsqu'un actif tombe en panne, par exemple pour réparer un écran d'ordinateur portable légèrement endommagé. 

Les inspections récurrentes constituent un élément fondamental de tout plan de maintenance. 

Elles consistent à inspecter vos actifs afin de déceler des fissures, des bugs ou d'autres problèmes. Si vous repérez un problème, vous pouvez le résoudre rapidement avant qu'il ne prenne de l'ampleur et ne provoque des temps d'arrêt ou des dommages irréversibles pour vous-même et les actifs voisins, à l'image d'une fuite de chauffe-eau qui entraîne l'inondation des sous-sols de l'immeuble. 

Votre plan doit également inclure un calendrier de maintenance préventive continue. Selon le type d'actif, le programme de routine peut être basé sur le temps, sur les compteurs ou sur l'état. 

Chaque fois que vous effectuez une opération de maintenance, documentez-la afin de garder une trace de ce qui s'est passé. Cela vous permet également de disposer de données précises pour analyser la performance des actifs et de vous préparer à d'éventuels audits. 

Quelle que soit la structure de votre plan de maintenance, il augmentera la durée de vie de vos actifs et vous aidera à éviter les réparations coûteuses et les inefficacités opérationnelles. 

Élimination

Une fois qu'un actif cesse de fonctionner conformément aux besoins de l'entreprise et qu'il n'est plus rentable de le réparer, les gestionnaires d'actifs sont chargés de s'en débarrasser. Ils peuvent y procéder de différentes manières :

• Vendre : trouvez un acheteur et rentabilisez l'actif déprécié. Cette pratique est fréquente lorsqu'un actif en état de marche ne répond plus aux besoins de l'entreprise. Elle sert parfois à augmenter le flux de trésorerie. 

• Réaffecter : utilisez l'actif à de nouvelles fins, par exemple en transformant un bâtiment commercial en un complexe d'appartements. 

• Recycler : éliminez le bien de manière à pouvoir le transformer en objet de valeur. 

• Jeter : mettez le bien à la poubelle de manière responsable, sûre et respectueuse de l'environnement. 

Certains actifs, tels que le matériel informatique, devront être mis hors service. Cela implique de retirer le service de manière sûre et sécurisée afin de limiter l'exposition des données. Par exemple, lorsque les responsables informatiques mettent hors service un logiciel sur site, ils en nettoient les données et en éliminent toutes les informations personnelles nominatives afin de protéger les données des clients et d'adhérer aux meilleures pratiques en matière d'élimination des actifs informatiques.

Les violations de données sont de plus en plus fréquentes. Il est donc essentiel de faire preuve d'une grande vigilance à cet égard. En 2024, le coût global des violations de données s'est élevé à 4,88 millions de pertes, soit le chiffre le plus élevé jamais enregistré, en hausse de 10 % par rapport à l'année dernière (IBM). 

Les coûts environnementaux sont également importants pour de nombreux gestionnaires d'actifs. En éliminant leurs actifs conformément aux réglementations gouvernementales, ils réduiront leur empreinte carbone et resteront en conformité avec la loi. 

Pour éliminer vos actifs de manière responsable, tenez compte des facteurs suivants : 

• À quels risques vos données sont-elles exposées ?

• Quels sont les coûts d'émission liés au transport et à l'élimination de cet actif ?

• L'actif contient-il des métaux ou des matériaux finis (par exemple, du lithium dans une batterie) ?

• Dans quelle mesure pouvez-vous réduire vos émissions de gaz à effet de serre en remettant l'actif en état et en le vendant ?

• Cette méthode est-elle conforme aux objectifs de durabilité de notre entreprise ? 

Une fois que vous avez éliminé votre actif – ou, mieux encore, quelques mois avant sa mise hors service – planifiez l'acquisition d'un actif de remplacement. 

En mettant en place un processus d'élimination rationalisé et conforme, vous optimisez l'utilisation de votre nouvel actif en évitant les amendes, les fuites de données et d'autres pertes de temps préjudiciables. 

Stratégies de gestion efficace des actifs

Élaborer un plan de gestion des actifs efficace peut sembler difficile, mais ce n'est pas nécessairement le cas. 

Commencez par en définir clairement les objectifs :

• Voulez-vous améliorer la durée de vie de vos actifs ?

• Y a-t-il un type spécifique d'actif sous-performant que vous aimeriez corriger ?

• Avez-vous des difficultés à suivre l'état de santé de vos actifs ?

Déterminez ce que vous aimeriez améliorer dans votre entreprise et définissez 1 à 3 objectifs généraux pour votre équipe de gestion d'actifs. Quels que soient vos objectifs, définissez les actifs que vous devez suivre. Cela va du matériel aux logiciels en passant par les services cloud. 

Ensuite, mettez en place un système d'inventaire afin de tenir un registre détaillé de chaque actif, y compris les dates d'achat, les licences, les dates de renouvellement des logiciels, les garanties, l'utilisation et les calendriers de maintenance. 

Connaître tous les aspects de vos actifs permet d'éviter tout manquement en ce qui concerne les échéances, les inspections et la maintenance, ainsi que de prendre des décisions fondées sur des preuves à chaque étape du cycle de vie des actifs.

De nombreuses entreprises s'appuient sur des logiciels ITSM pour automatiser les tâches de routine, telles que le suivi des actifs, le contrôle des schémas d'utilisation, la gestion des incidents ou la production de rapports sur les performances des actifs. Ces outils vous font gagner du temps et réduisent le risque d'erreur humaine. Ils renforcent ainsi l'uniformité de votre gestion d'actifs.

Toute stratégie de gestion des actifs doit également comprendre des mesures de gestion financière, d'atténuation des risques et de respect de la réglementation. Vous devrez effectuer régulièrement des analyses coûts-avantages de l'actif afin de déterminer s'il vous rapporte plus qu'il ne vous coûte en réparations, frais mensuels, entretien et autres éléments du coût total de possession. 

Dans le cadre de la gestion des risques, procédez régulièrement à des inspections ainsi qu'à des audits. Appliquez des procédures opérationnelles standard strictes en ce qui concerne l'utilisation de vos actifs ainsi que des protocoles de sécurisation et d'élimination. Par exemple, vous devez établir des règles pour que les employés soient autorisés à accéder à des dossiers ou à des formulaires à accès limité. 

Pour maintenir la conformité de vos actifs, tenez leurs registres à jour en cas d'audit du fournisseur, dont le coût augmente chaque année selon le rapport 2024 sur l'état de l'ITAM.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des actifs

Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques de gestion des actifs pour franchir avec succès chaque étape du cycle de vie des actifs :

• Connaître les normes telles que la norme ISO 55000. Les normes de gestion des actifs sont des cadres de mesures, de méthodes et de normes de performance éprouvées que vous pouvez utiliser pour orienter votre gestion d'actifs. Avec la norme ISO 55000, vous pourrez vous appuyer sur un véritable consensus mondial concernant les pratiques et les avantages de la gestion des actifs. 

• Mettre en œuvre un logiciel de gestion du cycle de vie des actifs. Jira Service Management peut vous aider à suivre vos actifs, à surveiller vos performances, à gérer les demandes d'assistance informatique, à stocker les documents critiques ainsi qu'à recevoir des alertes en temps réel sur l'état de vos actifs, les délais et bien plus encore. 

• Formez les employés à utiliser ces actifs. Lorsque vos employés savent les utiliser, vous augmentez leur efficacité et évitez les pertes. Veillez à les informer des protocoles juridiques et de sécurité importants afin qu'ils s'y conforment. 

• Impliquez les parties prenantes. Les parties prenantes peuvent fournir aux gestionnaires des actifs des informations qui les aideront à prendre de meilleures décisions concernant l'achat, la gestion et la cession des actifs. Les impliquer vous permettra également de vous assurer que les actifs dont vous avez la charge répondent à leurs attentes. 

Comme tout processus d'entreprise, la gestion des actifs présente des imperfections. Le fait d'expérimenter régulièrement de nouvelles approches, de nouveaux outils et de nouveaux processus contribuera à optimiser le cycle de vie de votre gestion d'actifs. 

Si vous travaillez dans le domaine de la gestion des opérations informatiques, consultez ce guide sur les meilleures pratiques en matière de gestion des actifs informatiques.

Tirez parti de Jira Service Management pour gérer efficacement vos actifs

Le cycle de vie de la gestion des actifs est un cadre destiné aux gestionnaires d'actifs. Il comprend cinq étapes : la planification, l'acquisition, l'exploitation, la maintenance et l'élimination, chacune ayant ses propres objectifs, routines et métriques. Toutefois, l'exécution des tâches associées à chaque phase peut s'avérer lourde et chronophage.

Pour améliorer la gestion de vos actifs à chaque étape, utilisez Jira Service Management. 

Jira Service Management (JSM) offre plusieurs fonctionnalités clés qui facilitent le suivi des actifs, la surveillance, la gestion des demandes de service, la documentation et les rapports de performance, ainsi que les tâches de maintenance et les mises à niveau :

• Suivi des actifs : suivez et gérez les actifs, les configurations et les ressources informatiques afin de mieux connaître leur cycle de vie, leur statut et leurs relations.

• Suivi : connectez-vous à des outils de surveillance tiers pour suivre les performances du système, déclencher des alertes et convertir les problèmes en demandes de service.

• Gestion des demandes de service : fournissez un portail de demandes personnalisable permettant aux utilisateurs de soumettre des demandes de service, avec des workflows automatisés et un suivi des SLA.

• Documentation : intégrez Confluence pour faciliter l'accès des équipes de service et des utilisateurs finaux aux articles de la base de connaissances et à la documentation.

• Rapports de performance : utilisez des tableaux de bord et des rapports personnalisables pour suivre les indicateurs clés de performance, les performances du centre de services et la satisfaction des clients.

• Tâches de maintenance et mises à niveau : automatisez les tâches de maintenance récurrentes et intégrez-les aux processus ITSM afin de garantir la mise à niveau opportune du système.

L'intégration de Jira Service Management à vos systèmes d'entreprise améliorera la collaboration entre vos équipes commerciales, informatiques et de développement et garantira l'utilisation optimale de vos actifs. Les équipes peuvent ainsi collaborer en toute transparence grâce à des workflows partagés et des mises à jour en temps réel. En centralisant la gestion des actifs dans Jira Service Management, les entreprises peuvent améliorer leur suivi du cycle de vie des actifs, réduire les coûts de maintenance et prendre des décisions basées sur des données.