Operazioni di prodotto: come ottimizzare e ampliare il team di prodotto

I principali punti salienti:

• Occupandosi della gestione di flussi di lavoro, dati e sistemi, le operazioni di prodotto consentono ai team di prodotto di concentrarsi su strategia ed esecuzione.

• Un team dedicato alle operazioni di prodotto è fondamentale quando il team di prodotto di un'azienda supera i 10-15 membri.

• I quattro pilastri delle operazioni di prodotto sono la gestione dei dati, l'ottimizzazione dei processi, la gestione degli strumenti e l'allineamento interfunzionale.

• I manager delle operazioni di prodotto devono avere forti competenze analitiche unite a eccellenti capacità di gestione degli stakeholder.

• A trarre maggiori benefici dalle operazioni di prodotto strutturate sono le organizzazioni con una gamma di prodotti complessa o che stanno passando alla metodologia Agile.

Con l'ampliamento del team di prodotto, aumenta anche la complessità della sua gestione. Un piccolo gruppo di product manager che collaborano in modo informale può rapidamente trasformarsi in un intrico di strumenti disconnessi, processi duplicati e priorità non allineate.

Le operazioni di prodotto creano l'infrastruttura che consente ai team di prodotto di lavorare in modo efficiente su larga scala. Invece di chiedere a ogni product manager di configurare le proprie dashboard di generazione dei report o negoziare i propri passaggi di consegne con il team di progettazione, le operazioni di prodotto creano sistemi coerenti che tutti possono usare. Tutto ciò si traduce in meno tempo dedicato al lavoro amministrativo e più tempo dedicato alla creazione dei prodotti che contano.

Questa guida illustra cosa sono le operazioni di prodotto, perché sono importanti e come implementarle efficacemente nell'organizzazione.

Cosa sono le operazioni di prodotto?

Le operazioni di prodotto sono la disciplina che consiste nel creare e gestire i sistemi, i processi e gli strumenti di cui i team di prodotto hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. Rimuovono gli attriti dal processo di sviluppo del prodotto affinché i product manager possano concentrarsi su strategia, informazioni sui clienti ed esecuzione.

Le operazioni di prodotto rappresentano la colonna portante operativa dell'organizzazione di prodotto. Mentre i product manager decidono cosa sviluppare e perché, i responsabili delle operazioni di prodotto si assicurano che il team abbia dati affidabili, flussi di lavoro efficienti e gli strumenti giusti per trasformare le decisioni in realtà. Un manager delle operazioni di prodotto gestisce in genere responsabilità come la standardizzazione delle modalità di monitoraggio delle metriche da parte dei team, la manutenzione dei sistemi di documentazione, il coordinamento dei rituali interfunzionali e la valutazione di nuovi strumenti.

Questa funzione esiste per rispondere a domande di questo tipo: Come misuriamo il successo del prodotto in modo coerente? Come si presenta il nostro processo di lancio? Dove dovrebbero documentare le decisioni i team? Come fanno i team di progettazione, design e prodotto a rimanere allineati? Senza le operazioni di prodotto, ogni team risponde a queste domande in modo diverso e ciò causa incoerenze e spreco di energie.

Perché le operazioni di prodotto sono importanti?

Se efficaci, le operazioni di prodotto hanno un impatto diretto sui profitti. I team con processi chiari distribuiscono più rapidamente i prodotti, perché dedicano meno tempo a capire come lavorare e più tempo a svolgere effettivamente le attività. 

Il processo decisionale accelera quando tutti hanno accesso agli stessi dati affidabili, invece di dover cercare tra fogli di calcolo sparsi. La qualità del prodotto migliora quando flussi di lavoro coerenti individuano i problemi prima che raggiungano i clienti.

I guadagni in termini di efficienza si sommano rapidamente. Ad esempio, un team di prodotto che per tre ore a settimana deve destreggiarsi tra formati di report incoerenti potrebbe perdere oltre 150 ore all'anno a persona in attività amministrative. Se moltiplichiamo questo dato per un team di 15 persone, avremo 2.250 ore annuali che potrebbero essere dedicate allo sviluppo dei prodotti anziché a mansioni di routine.

Oltre all'efficienza, le operazioni di prodotto creano chiarezza organizzativa. Quando tutti seguono gli stessi processi di pianificazione del prodotto e sono sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le metriche, i team di vari reparti possono collaborare con maggiore efficacia. Il team di progettazione sa esattamente cosa aspettarsi durante i passaggi di consegne, gli stakeholder ricevono aggiornamenti coerenti che possono sfruttare concretamente, mentre i designer comprendono il posizionamento del proprio lavoro rispetto alle priorità del prodotto in senso lato.

Operazioni di prodotto e gestione del prodotto a confronto: differenze principali

Sebbene strettamente correlate, le operazioni di prodotto e la gestione del prodotto hanno scopi distinti all'interno di un'organizzazione. 

La gestione del prodotto si concentra su quali soluzioni sviluppare e perché. Nello specifico, definisce la strategia del prodotto, gestisce l'esplorazione del prodotto, stabilisce le priorità delle funzionalità del prodotto e lavora a diretto contatto con i clienti per comprenderne le esigenze.

Le operazioni di prodotto, invece, si concentrano su come lavorano i team di prodotto. Creano l'infrastruttura che consente ai product manager di essere efficaci.

Mentre un product manager decide a quali funzionalità dare la priorità, le operazioni di prodotto gestiscono il framework di assegnazione delle priorità e assicurano la qualità dei dati nel backlog. Se il product manager elabora la roadmap del prodotto, le operazioni di prodotto gestiscono gli strumenti che rendono possibile la creazione della roadmap e coordinano la comunicazione degli aggiornamenti della roadmap a tutti gli stakeholder.

Sono complementari, non in competizione. Le operazioni di prodotto non sostituiscono la gestione del prodotto, ma ne aumentano l'efficacia. Gestendo la complessità operativa, le operazioni di prodotto consentono ai product manager di concentrarsi sulle decisioni strategiche e sui rapporti con i clienti. 

I 4 pilastri fondamentali delle operazioni di prodotto

Le operazioni di prodotto efficaci si basano su quattro pilastri fondamentali, che insieme creano un sistema di supporto completo per i team di prodotto.

1. Gestione di dati e informazioni per il processo decisionale del prodotto

Le decisioni relative al prodotto sono valide solo quanto i dati su cui si basano. Le operazioni di prodotto centralizzano la raccolta dei dati e garantiscono che i team abbiano accesso a metriche affidabili e coerenti. Ciò include la creazione di dashboard che monitorano lo stato del prodotto, la definizione di cadenze per la generazione di report sui KPI e la creazione di origini di riferimento uniche per i dati sulle prestazioni del prodotto.

Anziché costringere ogni product manager a eseguire un pull delle proprie analisi, con il rischio di ottenere numeri diversi per la stessa metrica, le operazioni di prodotto standardizzano la misurazione. I team ottengono report predefiniti che contengono informazioni comuni come le tendenze di coinvolgimento degli utenti, i tassi di adozione delle funzionalità e le prestazioni del funnel di conversione. Quando tutti lavorano sulla stessa base di dati, le discussioni sul prodotto si concentrano su informazioni e azioni anziché su quali numeri siano corretti.

2. Ottimizzazione di processi e flussi di lavoro

Dalla coerenza nasce l'efficienza. Le operazioni di prodotto definiscono e documentano i flussi di lavoro standard per attività ricorrenti come la pianificazione dello sprint, la definizione delle priorità delle funzionalità, la gestione dei rilasci e le retrospettive. Questi processi standardizzati assicurano che nulla venga trascurato e accelerano l'onboarding dei nuovi membri del team.

Questo pilastro include la creazione di modelli per i documenti comuni, la definizione di processi di approvazione chiari per le decisioni sui prodotti e la definizione di "completato" in ogni fase dello sviluppo. Quando tutti seguono lo stesso playbook, i passaggi di consegne tra team di prodotto, design e progettazione diventano fluidi e prevedibili. I team spendono meno energie mentali per capire come lavorare insieme e ne dedicano di più alle sfide effettive del prodotto.

3. Gestione di strumenti e sistemi

I moderni team di prodotto si affidano a uno stack complesso di strumenti di gestione del prodotto e software di sviluppo del prodotto. Le operazioni di prodotto valutano, selezionano, integrano e mantengono tali strumenti, tra cui le piattaforme per la gestione dei progetti, l'analisi, i feedback dei clienti, la documentazione e la collaborazione.

Oltre a scegliere gli strumenti, le operazioni di prodotto assicurano che i team sappiano effettivamente come usarli in modo efficace. Ciò significa creare materiale di formazione, gestire le autorizzazioni di accesso, integrare gli strumenti in modo da consentire il passaggio dei dati tra i sistemi e aggiornare la documentazione degli strumenti. 

4. Comunicazione interfunzionale e allineamento tra team

Lo sviluppo del prodotto si basa su un coordinamento stretto tra team di prodotto, progettazione, design, marketing, vendite e assistenza. Le operazioni di prodotto facilitano questo coordinamento stabilendo i ritmi di comunicazione e creando trasparenza tra le diverse funzioni.

Questo pilastro include l'esecuzione o il supporto di sincronizzazioni regolari tra i team, l'aggiornamento della documentazione condivisa che mantenga tutti allineati sulle priorità e la creazione di canali di comunicazione che garantiscano il corretto indirizzamento delle informazioni. 

Spesso le operazioni di prodotto gestiscono anche il processo per comunicare gli aggiornamenti sui prodotti agli stakeholder, in modo da garantire messaggi coerenti su cosa viene sviluppato, perché è importante e quando verrà rilasciato. Se le strutture di comunicazione sono chiare e affidabili, i team possono concentrarsi sulla collaborazione anziché dover rintracciare le informazioni.

Le competenze chiave necessarie per operazioni di prodotto efficaci

I manager delle operazioni di prodotto devono avere una combinazione specifica di capacità analitiche e interpersonali. Di seguito sono elencate le competenze più significative.

• Analisi dei dati: la capacità di lavorare con le metriche, identificare gli schemi e tradurre i numeri in informazioni fruibili aiuta i manager delle operazioni di prodotto a sviluppare utili sistemi di creazione di report e orientare i team verso decisioni basate sui dati che migliorino i risultati del prodotto.

• Ottimizzazione dei processi: creare flussi di lavoro abbastanza completi da essere utili ma altrettanto flessibili da adattarsi richiede la comprensione sia delle best practice operative sia delle esigenze specifiche dei team di prodotto e influenza in modo diretto la velocità di rilascio da parte dei team.

• Gestione degli stakeholder: le operazioni di prodotto si trovano all'incrocio tra più funzioni, quindi la capacità di costruire relazioni, comunicare chiaramente e bilanciare le priorità concorrenti di diversi team consente l'avanzamento dei progetti e la riduzione degli attriti.

• Collaborazione interfunzionale: comprendere come funziona lo sviluppo del prodotto tra i team di progettazione, design e vendite consente ai manager delle operazioni di prodotto di creare sistemi che funzionino per tutte le persone coinvolte e di conseguenza migliorino l'efficienza complessiva del team.

Quali aziende hanno bisogno delle operazioni di prodotto?

Sebbene le operazioni di prodotto possano offrire vantaggi alle organizzazioni di ogni dimensione, sono particolarmente utili per:

• Aziende in crescita: man mano che le organizzazioni espandono i team di prodotto, le operazioni di prodotto forniscono la struttura necessaria per mantenere l'efficienza e la coerenza.

• Aziende con portfolio di prodotti complessi: le organizzazioni con più prodotti o ecosistemi di prodotti complessi traggono vantaggio dal coordinamento e dall'allineamento delle operazioni di prodotto.

• Organizzazioni aziendali: le grandi imprese con più stakeholder e processi decisionali complessi possono avvalersi delle operazioni di prodotto per semplificare la collaborazione e accelerare lo sviluppo del prodotto.

• Aziende che effettuano la transizione all'approccio Agile: le organizzazioni che stanno passando a una gestione del prodotto Agile possono usare le operazioni di prodotto per stabilire i processi e gli strumenti necessari per un'implementazione di successo.

Comincia ad ampliare i team di prodotto con operazioni di prodotto efficaci

Per creare operazioni di prodotto efficaci, devi partire dalle principali criticità. Inizia in piccolo standardizzando uno o due processi ad alto impatto e ottieni il consenso del team. A quel punto potrai espanderti. Jira Product Discovery aiuta i team a centralizzare le informazioni sui clienti e a definire la priorità delle funzionalità basandosi su dati reali anziché su opinioni. Ciò porta alla nascita di un unico spazio di lavoro in cui si uniscono le idee sul prodotto, il feedback degli utenti e le priorità strategiche.

Per gestire i flussi di lavoro quotidiani, Jira fornisce la struttura di cui i team di prodotto hanno bisogno per monitorare i ticket, coordinare le diverse funzioni e creare rilasci coerenti. Insieme, questi strumenti forniscono alle operazioni di prodotto le basi per creare processi efficienti e scalabili che crescano di pari passo con il team.