Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?

Il completamento di task manuali ripetitivi senza strumenti di automazione può portare a una riduzione della produttività, a un aumento degli errori, al burnout dei dipendenti e alla perdita di opportunità di innovazione.

Con l'introduzione dell'automazione dei processi aziendali (BPA) per i task di routine il tuo team può raggiungere il massimo potenziale e si possono ridurre i costi. Questo consente al tuo team di concentrarsi su iniziative strategiche e sull'innovazione migliorando al contempo il rendimento del service desk IT e semplificando i processi aziendali. 

In questo articolo verrà presentata l'automazione aziendale e la sua importanza, si esploreranno i processi standard che possono essere automatizzati e si metteranno in evidenza i vantaggi dell'utilizzo di questi strumenti. 

Semplifica le attività aziendali e il lavoro di gestione dei progetti con l'automazione dei processi aziendali.

Comprendere l'automazione dei processi aziendali

L'automazione dei processi aziendali utilizza la tecnologia e gli strumenti per semplificare e automatizzare task o processi ricorrenti che le aziende di solito gestiscono manualmente. Automatizza i processi ripetitivi che coinvolgono più fasi utilizzando sistemi di gestione IT.

L'automazione dei processi aziendali consente di migliorare l'efficienza aziendale, ridurre gli errori e liberare risorse umane da dedicare ad attività più strategiche, inclusa la pianificazione dei progetti. 

L'automazione dei processi aziendali è fondamentale per ottimizzare i flussi di lavoro per la gestione degli imprevisti, l'evasione delle richieste, la gestione dei rischi per i progetti, la gestione dei rischi aziendali e la gestione delle modifiche. 

Invece di affidarsi a task manuali che richiedono tempo e sono soggette a errori, l'automazione dei processi aziendali utilizza strumenti e software per gestire questi processi automaticamente.

Questo accelera il processo e garantisce un'esecuzione precisa e coerente di ogni passaggio. Che si tratti di automatizzare la creazione dei ticket di assistenza, indirizzare le richieste ai team appropriati o generare report regolari, l'automazione dei processi aziendali migliora l'efficienza complessiva del servizio IT riducendo il lavoro manuale.

Quali processi aziendali può automatizzare un'azienda?

L'automazione di processi aziendali specifici può migliorare significativamente l'efficienza e la precisione. Identificare i processi da automatizzare è fondamentale per garantire un lavoro efficace e mirato.

Ecco i processi aziendali critici ideali per l'automazione:

• Task ad alto volume: l'automazione dei task ad alta frequenza, come l'immissione di dati e la generazione di report, può far risparmiare tempo e ridurre gli errori umani come gli errori di battitura.

• Task con limiti di tempo: puoi semplificare i processi aziendali che richiedono un'esecuzione tempestiva, come il monitoraggio degli avvisi del sistema o l'invio di notifiche automatiche. L'automazione garantisce risposte rapide e previene i ritardi.

• Task che coinvolgono più persone: automatizza i task aziendali che richiedono il coordinamento tra i vari membri del team, come i flussi di lavoro di approvazione o i processi tra team. Ciò migliora la collaborazione e accelera il completamento dei task e le consegne puntuali.

• Processi di supporto: automatizza task di supporto di routine, come i backup del sistema, per lasciare al personale più tempo per attività più strategiche e migliorare l'efficienza del service desk.

• Task che richiedono audit trail: questi task includono processi che richiedono registrazioni dettagliate ai fini della conformità e dell'audit, come le transazioni finanziarie.

• Task poco frequenti: l'automazione è efficace per task poco frequenti ma necessari, come la manutenzione periodica del sistema o i controlli di conformità. Ciò garantisce un completamento coerente senza supervisione manuale.

Esempi di BPA

Potresti chiederti in che modo task specifici possono trarre vantaggio dall'automazione. Ecco alcuni esempi reali: 

• Gestione degli imprevisti: un sistema automatizzato può creare ticket di assistenza per i problemi segnalati, assegnarli in base alla gravità e avvisare i membri del team pertinenti, riducendo i tempi di risposta e migliorando l'efficienza della risoluzione.

• Adempimento delle richieste di assistenza: l'automazione dei processi aziendali può elaborare le richieste rapidamente, verificare tutte le approvazioni necessarie e inviare agli utenti notifiche sullo stato, riducendo significativamente i tempi di elaborazione.

• Gestione delle modifiche: gli strumenti di automazione possono gestire le richieste, monitorare il processo di approvazione ed implementare le modifiche secondo una programmazione predefinita, riducendo al minimo le interruzioni e migliorando il controllo.

• Onboarding e offboarding: l'automazione dei processi aziendali può gestire la creazione dell'account, assegnare l'attrezzatura necessaria e gestire le autorizzazioni di accesso durante l'onboarding. Può anche disattivare gli account e recuperare gli asset aziendali durante l'offboarding, garantendo coerenza e sicurezza.

Vantaggi degli strumenti di automazione aziendale

Gli strumenti BPA offrono una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente le prestazioni operative del tuo team. Questi strumenti includono un software di gestione del flusso di lavoro che automatizza i task di routine o le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti che gestiscono l'immissione dei dati e il monitoraggio dei lead. 

I principali vantaggi degli strumenti di automazione aziendale includono:

Maggiore efficienza

Gli strumenti di automazione aziendale aumentano significativamente l'efficienza semplificando i task ripetitivi. Riducono lo sforzo manuale e minimizzano l'errore umano. 

Ad esempio, i sistemi automatizzati di gestione dei ticket in ambito IT aiutano a velocizzare i tempi di risposta e risoluzione dei problemi. Questo consente di risolvere i problemi in modo più rapido ed efficace, con conseguente aumento della soddisfazione del cliente.

Processo decisionale migliorato

Il software di gestione delle risorse aziendali integra e sincronizza vari processi aziendali, dati interdipartimentali, metriche delle prestazioni e altro in un'unica posizione per creare un'origine di riferimento. Oltre a rendere queste risorse prontamente disponibili, fornisce a team e leader informazioni in tempo reale e basate su dati relative all'utilizzo delle risorse e alle prestazioni di un'azienda per un processo decisionale più informato sulla pianificazione dei progetti.

Strumenti come la funzionalità di pianificazione della capacità di Jira Align aiutano i leader a prendere decisioni informate e strategiche sull'allocazione delle risorse permettendo di calcolare la capacità del team rispetto al lavoro previsto. Ciò consente di determinare in modo realistico cosa i team possono realizzare entro una determinata scadenza e quali risorse hanno a disposizione.

Precisione e coerenza migliorate

L'automazione del flusso di lavoro garantisce che il team segua costantemente procedure e processi standardizzati, migliorando l'accuratezza. Riducendo la probabilità di errori nella gestione dei dati e nella fornitura dei servizi, i sistemi automatizzati aiutano a mantenere la coerenza e l'affidabilità nelle operazioni IT.

Riduzione dei costi

I processi automatizzati aiutano ad abbassare i costi operativi riducendo al minimo la necessità di manodopera manuale e personale di supporto esteso. Inoltre riducono i tempi di inattività e i costi associati a inefficienze ed errori, portando a operazioni più efficienti in termini di costo.

Migliore allocazione delle risorse

Gli strumenti di automazione consentono una pianificazione e un'allocazione delle risorse migliori. L'automazione dei task di routine e amministrativi consentirà di concentrarti su task e iniziative strategiche di maggior valore. 

L'uso ottimale delle risorse assicura che le persone dedichino tempo ad attività che favoriscono la crescita e l'innovazione piuttosto che a task ripetitivi.

Semplifica task e processi con Jira Service Management

Sono finiti i giorni degli interventi manuali, degli errori umani ripetitivi e degli sprechi di tempo, denaro e fatica. L'adozione dell'automazione dei processi aziendali può rivoluzionare il modo in cui gestisci i servizi IT, migliorando l'efficienza, l'accuratezza e l'efficacia in termini di costi.

Jira Service Management è progettato appositamente per i servizi IT, garantendo flussi di lavoro semplificati e un uso ottimale delle risorse. Utilizza le seguenti funzionalità per semplificare task e processi: 

Jira Service Management può semplificare i task di routine, come la gestione degli imprevisti, l'evasione delle richieste di assistenza e la gestione delle modifiche, utilizzando le seguenti funzionalità:

• Regole di automazione: configura regole personalizzate con l'automazione Jira per assegnare automaticamente i ticket di assistenza, fare l'escalation dei ticket o inviare notifiche in base a trigger predefiniti, riducendo il lavoro manuale e garantendo tempi di risposta più rapidi.

• Flussi di lavoro per la gestione degli imprevisti: automatizza i flussi di lavoro degli imprevisti per indirizzare rapidamente i ticket al team corretto, informare gli stakeholder e monitorare l'avanzamento del processo di risoluzione, riducendo al minimo i tempi di inattività e migliorando l'erogazione dei servizi.

• Gestione delle richieste di assistenza: crea un portale self-service in cui gli utenti possano inviare facilmente richieste di assistenza, semplificando il processo di evasione. Con Jira Service Management, puoi automatizzare l'assegnazione e la definizione delle priorità dei task per garantire che le richieste vengano gestite rapidamente. 

• SLA: Jira Service Management consente di creare Service Level Agreement (SLA) personalizzati in base ai tempi di risposta e di risoluzione. Puoi definire metriche SLA specifiche per le richieste di servizio, come tempi di risposta e livelli di priorità. 

• Automazione della gestione delle modifiche: automatizza il processo di approvazione e implementazione delle modifiche nell'ambiente IT. Con Jira Service Management, puoi assicurarti che vengano avvisate le persone giuste e che vengano prese le misure appropriate.

• Gestione degli imprevisti e dei problemi: crea automaticamente ticket di assistenza per i problemi a partire da imprevisti ricorrenti, consentendo ai team di individuare e risolvere le cause principali e prevenire interruzioni future.

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