OKR: полное руководство по целям и ключевым результатам

Основные моменты

• OKR (цели и ключевые результаты) — это система постановки целей, которая помогает координировать команды для достижения измеримых целей и результатов.

• OKR способствуют вовлеченности, прозрачности и регулярному анализу прогресса, поддерживая согласованность в реализации стратегии.

• Эффективные OKR лаконичны, устанавливают высокую планку и сопровождаются четкими и привязанными к срокам ключевыми результатами для отслеживания успеха.

• Внедряйте OKR и пересматривайте их ежеквартально, чтобы придерживаться целей, усилить подотчетность и постоянно совершенствовать методы работы команд и выполнения проектов.

Когда вы хотите достичь чего-либо, желания основываются на требуемом результате. Это очень простая, базовая человеческая концепция, разработанная много лет назад. Ее можно представить в виде следующего предложения:

Я достигну X, и это можно оценить с помощью Y.

Именно так Джон Дорр объясняет, что такое цели и ключевые результаты (OKR) в своей книге Измеряйте самое важное. Мир бизнеса сложен и состоит из множества изменяющихся аспектов, а эта концепция проста. Тем не менее, придерживаясь простых принципов, можно достичь больших результатов.

Что такое OKR?

Система целей и ключевых результатов (OKR) — это популярная стратегия управления, которая предполагает постановку целей и отслеживание результатов. Она используется, чтобы согласовать и организовать работу вокруг измеримых целей.

Эта стратегия была внедрена и популяризирована в 1970-х годах компанией Intel. С тех пор она широко применяется во всей отрасли высоких технологий как способ, который помогает сотрудникам понять цели компании и вовлекает их в работу в соответствии с ними.

Исследования показывают, что участники команды более продуктивны и вовлечены, когда у них есть четкое представление о том, чего команда пытается достичь, а главное, о важности конкретной задачи.

— статья The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions (Значение значимости задачи: влияние на производительность, реляционные механизмы и граничные условия) в журнале прикладной психологии Journal of Applied Psychology

OKR представляет собой улучшенную версию широко используемой практики управления по целям (MBO). Различие в том, что метод OKR предполагает ведение совместной работы, а не исполнение распоряжений «сверху вниз» при бюрократическом стиле управления.

Популяризовавший метод MBO Питер Друкер говорил о том, что руководитель должен проанализировать цели организации, а затем устанавливать задачи исполнителя. Метод OKR, в свою очередь, предполагает, что команды внутри организации берут общие цели и уточняют их для каждой конкретной области.

И если для достижения высокоуровневых целей командам приходится работать с другими партнерами по организации, эти команды могут сотрудничать и писать цели и ключевые результаты сообща для обеспечения надлежащего согласования.

Такой подход меняет ментальную установку с вопроса «мы работали над выполнением задач?» на вопрос «мы сдвинули процесс с мертвой точки, чтобы наша организация процветала?»

Думайте об OKR как о процессе, а не просто целях и ключевых результатах. Статические цели, которые не пересматриваются и не уточняются на регулярной основе по мере изменения рыночной конъюнктуры, быстро устаревают и теряют свой смысл.

Четкие цели с небольшим набором конкретных, измеримых результатов и регулярные проверки прогресса в достижении этих показателей — именно это сочетание делает метод OKR действительно полезным инструментом.

Каковы три типа OKR?

Есть три типа OKR: по обязательствам, по амбициозным планам и по обучению.

1. Зафиксированные OKR — обязательные цели, которых необходимо достигнуть.

2. Амбициозные OKR — масштабные цели, которые заставляют команды выходить из зоны комфорта.

3. Обучающие OKR — экспериментальные цели, направленные на получение новых знаний.

Например, OKR по обязательствам могут быть запуском новой функции продукта к определенному сроку, в то время как OKR по амбициозным планам могут быть нацелены на повышение уровня удовлетворенности клиентов в два раза. OKR по изучению полезны при выходе на новые рынки или при тестировании инновационных идей, поскольку они сосредоточены на исследованиях, а не на немедленных результатах.

В чем разница между KPI и OKR?

KPI (ключевые показатели эффективности) — это метрики, используемые для оценки текущей эффективности в достижении конкретных бизнес-целей, а OKR — это система постановки целей, сочетающая амбициозные цели с измеримыми результатами.

KPI используются для отслеживания уже установившейся производительности, в то время как OKR стимулируют изменения и направлены на достижение значительных улучшений в установленные сроки.

Например, в качестве KPI можно принять количество активных пользователей в месяц, а целью в OKR можно сделать увеличение вовлеченности пользователей в следующем квартале на 20 %. Понимание различий помогает командам использовать KPI для мониторинга состояния, а OKR — для стимулирования роста или трансформации, обеспечивая стабильность и прогресс при реализации стратегии.

Определение целей и ключевых результатов

OKR состоит из двух важных частей: цели, которую вы хотите достичь, и ключевых результатов, с помощью которых вы измеряете достижение цели. Фелипе Кастро, коуч по OKR и автор статей, кратко описывает эти два компонента OKR:

1. Цели — это запоминающиеся качественные описания того, чего вы хотите достичь. Цели должны быть короткими, вдохновляющими и увлекающими. Они должны мотивировать команду и бросать ей вызов.

2. Ключевые результаты — это набор показателей, значения которых меняются по мере движения к цели. Для каждой цели вам необходимо иметь от двух до пяти ключевых результатов. Если их будет больше — никто их просто не запомнит.

В этом определении есть пара ключевых моментов. Во-первых, цель должна быть краткой и вдохновляющей, чтобы команда могла ее легко запомнить.

Во-вторых, необходимо определить небольшое количество показателей, чтобы отслеживать достижение ключевых результатов. Эти должны быть показатели, которые получится измерять регулярно.

Если результаты можно оценить только через два года, то ежеквартально отслеживать прогресс не получится.

Примеры целей

Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» пишет: «Начинайте, представляя конечную цель». Это идеальный совет для определения целей, которых вы хотите достичь.

Вот несколько примеров высокоуровневых целей:

• Повысить удовлетворенность клиентов

• Увеличить регулярный доход

• Расширить производительность системы

• Увеличить количество обслуживаемых клиентов

• Сократить количество ошибок данных в системе

Для каждого предприятия важно определить цели, относящиеся к конкретному контексту (рыночные силы, требования клиентов, конкурентная среда, нормативно-правовая среда и т. д.). Эти цели должны служить ориентиром для деятельности каждой команды внутри организации.

Цель «быть прибыльными» хороша для большинства компаний, но она настолько общая, что не поможет командам определить, каким образом они собираются «становиться прибыльными».

Цели, сформулированные как «что мы можем сделать в следующем квартале, чтобы приблизиться к достижению долгосрочных целей», позволяют командам сосредоточить свои усилия на более мелких шагах. Это способствует регулярному анализу и пересмотру действий.

Примеры ключевых результатов

«Ключевые результаты» — это желаемый результат после выполнения ряда действий. Распространенной ошибкой в OKR является подмена желаемых результатов действиями, которые будут использоваться для достижения целей. Например, в приведенном ниже примере в качестве цели указано сокращение количества ошибок в данных системы. А в качестве ключевого результата указана установка новой версии пакета поставщика. При этом нет никаких упоминаний ни об отслеживаемых ошибках в данных, ни о будущей цели. В данном случае невозможно оценить результат установки последней версии: улучшила она что-либо, ухудшила или не оказала никакого эффекта.

🚫 Неправильно

Не путайте действия, предпринимаемые для достижения цели, с ключевым результатом. Вот пример:

• Цели: сократить количество ошибок данных в системе

• Ключевые результаты: установить пакет поставщика версии 10.0

✅ Правильно:

• Цели: сократить количество ошибок данных в системе

• Ключевой результат: количество обращений в службу поддержки по поводу ошибок, связанных с качеством данных; количество заказов, которые не могут быть заполнены автоматически, и количество сообщений клиентов об ошибках, связанных с заказами.

Определите, какие итоги можно измерить, сохраните ту же цель и укажите ключевые результаты, с помощью которых можно будет отслеживать улучшение. Для достижения желаемой цели можно совершить множество различных действий.

Соответствие целей и ключевых результатов

Важно найти ключевые результаты, которые являются опережающими, а не запаздывающими показателями вашей цели. Вам нужны результаты, которые можно регулярно и часто измерять и которые ведут к достижению общей цели.

Отслеживание успеха с помощью оценок OKR

Используйте скользящую шкалу от 0 до 1, указывающую, достигли вы целевого ключевого результата, приблизились к нему или ничего не достигли. Например: 

• 0,3 — цель не достигнута.

• 0,7 — вы не достигли цели, но значительно продвинулись по направлению к ней.

• 1,0 — вы достигли амбициозной цели 😎.

Помните: оценка ключевого результата, равная 0,7, — это успех! Цели должны быть амбициозными, но не нужно считать себя неудачником, если в текущем квартале вы не дотянули до идеального результата.

Если 1,0 — ваш регулярный результат, возможно, следует поставить немного более амбициозные цели. А в Atlassian мы оцениваем свои OKR и сообщаем о прогрессе всей организации с помощью этого полезного шаблона OKR в Confluence.

OKR и разработка по методологии agile

Разработка по методологии agile и OKR прекрасно сочетаются друг с другом. Говорят, что гибкая разработка снижает затраты при изменении решения.

Почему?

Планирование по методологии Agile требует проведения регулярной проверки прогресса разработки и оценки контекста предприятия. Сюда относятся такие факторы, как конкуренция, требования клиентов, нормативные требования и рыночные условия.

На основе этой информации необходимо вносить поправки. Четко изложенные цели и ключевые результаты обеспечивают прозрачность.

Ежеквартальное подведение итогов может сместиться с вопроса «поставили ли мы то, что обещали поставить?» на «достигли ли мы поставленных целей?» Объединение этих двух вопросов помогает организации решить, следует продолжать двигаться по намеченному пути или лучше его изменить.

Согласование OKR с бизнес-стратегией

При определении целей и ключевых результатов важно не забывать о том, какое у вашей организации направление развития. Поэтому следует согласовывать общие OKR с миссией, концепцией и основными ценностями организации.

Цели и ключевые результаты помогают определить, «что» и «как», а концепция должна отвечать на вопрос «почему». Каскадная схема показывает, как концепция компании должна быть связана с вашими годовыми и квартальными целями и ключевыми результатами.

Она также показывает, какое место OKR занимают в общем процессе стратегического планирования. Цели должны поддерживать миссию и ценности компании, но при этом они должны быть тесно связаны с долгосрочными и краткосрочными (или годовыми) целями.

Начало работы с OKR

Один из способов внедрения OKR состоит в том, чтобы организация определила три или четыре цели, которых она хочет достичь в течение года. Обычно это делается на уровне генерального директора.

Затем каждая часть организации определяет собственные связанные цели, которых можно достичь в каждом из четырех кварталов года. Постановка крупной годовой цели с разбивкой на более мелкие поквартальные поможет организации понять, как достижение целей в одной конкретной области способствует развитию всей организации.

Важно определить измеримые ключевые результаты, чтобы можно было оценить прогресс в достижении своей цели. Если установленный ключевой результат можно измерить лишь один раз в год, то и узнать, в нужном ли направлении вы движетесь, вы сможете лишь раз в год.

Поскольку организации сталкиваются с ускорением темпов внесения изменений, проверки прогресса один раз в год будет недостаточно.

Подробные инструкции о процессе постановки и оценки целей и ключевых результатов см. в этом сборнике сценариев по OKR.

Как может помочь Jira Align

Решение Jira Align от Atlassian помогает связать бизнес-стратегию с выполнением технических задач. Там, где OKR помогают отслеживать результаты выполнения, Jira Align дает четкое понимание целей, отслеживаемых ключевых результатов и работы по достижению целей.

Возможности OKR, изначально заложенные в Jira Align, помогут команде согласовывать, выравнивать и мгновенно связывать работу с поставкой ценности.

Хотите подробнее узнать, как OKR может помочь уточнить стратегию организации и обеспечить постоянную согласованность? См. наш вебинар по запросу.

Выражаю особую благодарность за вклад в эту статью Казе Готтлиб, менеджеру по связанным продуктам Jira Align.